bayt.com
Job Description
Responsibilities
- Serves visitors by greeting, welcoming, and directing them appropriately.
- Assisting visitors in finding their way around the office.
- Helping maintain workplace security by issuing, checking, and collecting badges as necessary and maintaining visitor logs.
- Assisting with a variety of administrative tasks including copying, faxing, taking notes, and making travel plans.
- Answering phones in a professional manner, and routing calls as necessary.
- Assisting colleagues with administrative tasks.
- Maintains security and telecommunications system.
- Keeps a safe and clean reception area by complying with procedures, rules, and regulations.
- Supports continuity among work teams by documenting and communicating actions, irregularities, and continuing needs.
- Order front office supplies and keep inventory of stock.
المسؤوليات
- يخدم الزوار من خلال التحية والترحيب بهم وتوجيههم بشكل مناسب.
- مساعدة الزائرين في إيجاد طريقهم حول المكتب.
- المساعدة في الحفاظ على أمان مكان العمل عن طريق إصدار الشارات وفحصها وجمعها حسب الضرورة والحفاظ على سجلات الزوار.
- المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ والفاكس وتدوين الملاحظات ووضع خطط السفر.
- الرد على الهواتف بطريقة احترافية وتوجيه المكالمات حسب الضرورة.
- مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.
- يحافظ على نظام الأمن والاتصالات.
- يحافظ على منطقة استقبال آمنة ونظيفة من خلال الامتثال للإجراءات والقواعد واللوائح.
- يدعم الاستمرارية بين فرق العمل من خلال توثيق وإبلاغ الإجراءات والمخالفات والاحتياجات المستمرة.
- اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بجرد المخزون.
Skills
Skills and knowledge
- High level of customer service, communication skills, and professionalism.
- Demonstrable team working abilities and skills.
- Ability to handle pressure with great listening skills.
- Proficiency in Microsoft Office and/or Google Workspace is preferred.
- High level of time management.
- Organized with the ability to cop up with quick changes.
- Arabic and English Languages proficiency.
Qualifications
- Bachelor’s or Diploma degree in Business Administration or similar.
- 1-2 years of experience in office administration and facility management.
المهارات والمعرفة
- مستوى عال من خدمة العملاء ومهارات الاتصال والاحتراف.
- قدرات ومهارات العمل الجماعي التي يمكن إثباتها.
- القدرة على التعامل مع الضغط بمهارات استماع رائعة.
- يفضل الكفاءة في Microsoft Office و / أو Google Workspace.
- مستوى عال من إدارة الوقت.
- منظم مع القدرة على التعامل مع التغييرات السريعة.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.
مؤهلات
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو ما شابه ذلك.
- خبرة من 1-2 في إدارة المكاتب وإدارة المرافق.