اكسبشن
Company: اكسبشن
Location: السادس من اكتوبر، الجيزة
Category: اعمال ادارية
Job Description: فيما يلي بيان بالمهام والمسؤوليات والمهارات المطلوبة لوظيفة مراقب المستندات:
**المهام والمسؤوليات:**
1. استقبال وتصنيف الوثائق الواردة من مختلف الإدارات وفقًا للمعايير والإجراءات المعتمدة.
2. أرشفة وحفظ الوثائق ضمن نظام الأرشيف المعتمد، مع الاحتفاظ بالنسخ الأصلية في المواقع المخصصة.
3. إدخال البيانات ذات الصلة في النظام الحاسوبي واستخراج التقارير الدورية والمخصصة.
4. المساهمة في تحليل وتطوير نظام الأرشيف لضمان كفاءته وفعاليته.
5. تنفيذ المهام الأخرى الموكلة والمشاركة الفعالة في الأعمال الإضافية حسب الحاجة.
6. استلام وتوزيع المستندات من مصادر متعددة (ورقية ورقمية) وتسجيلها في نظام التحكم في المستندات.
7. توزيع المستندات على الأطراف المعنية داخل المؤسسة أو خارجها.
8. تصنيف وتخزين المستندات في نظام مركزي يسهل الوصول إليه، مع مراعاة نوع المستند وموضوعه وتاريخه.
9. تتبع حركة المستندات وتحديث سجلات التتبع لضمان معرفة مكان وجود كل مستند.
10. إنشاء وتنفيذ إجراءات التحكم في المستندات، بما في ذلك تسمية المستندات وإصدارها ومراجعتها واعتمادها وأرشفتها.
11. ضمان الامتثال للإجراءات المعتمدة والمتطلبات القانونية والتنظيمية.
12. إجراء عمليات تدقيق دورية لأنظمة التحكم في المستندات لضمان دقتها وفعاليتها.
13. إدارة الوصول إلى المستندات وتحديد مستويات الوصول لضمان سرية المعلومات.
14. التواصل مع فرق المشروع والمهندسين والمقاولين وأصحاب المصلحة لحل المشكلات المتعلقة بالمستندات.
15. تطوير قوالب موحدة للمستندات الشائعة لضمان الاتساق والاحترافية.
16. تقديم التوجيه والتدريب للموظفين على إجراءات التحكم في المستندات.
**المهارات المطلوبة:**
* مهارات تنظيمية ممتازة مع الاهتمام بالتفاصيل.
* إتقان استخدام برامج إدارة المستندات وأنظمة الحاسوب.
* مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
* القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة.
* القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
* معرفة جيدة بإجراءات التحكم في المستندات.
* القدرة على تحليل المشكلات واقتراح الحلول المناسبة.
* خبرة سنتين إلى ثلاث سنوات.
* مؤهل عالي في مجال ذي صلة.