Senior Document Controller

Company: Energy Job Search –

WebSite: Riyadh, Saudi Arabia

Job Description:نبذة عن الشركة: في عالمٍ زاخر بالإمكانيات، تسعى شركة بارسونز إلى توفير فرص وظيفية لا حدود لها. نحن نتطلع إلى بناء مستقبلٍ مزدهر، والعمل مع نخبة من الكفاءات، وتعزيز بيئة عمل تحتفي بالتنوع. انطلاقاً من رؤيتنا القيادية التي ترتكز على تقدير الموظفين، وتبني المرونة، وتعزيز النمو، فإننا نرسخ ثقافةً مبتكرة تمكنكم من تحقيق أقصى إمكاناتكم. أطلقوا العنان لمواهبكم وأعيدوا تعريف الممكن. الوصف الوظيفي: تعلن شركة بارسونز عن حاجتها إلى مسؤول وثائق أول يتمتع بمهارات متميزة للانضمام إلى فريقنا. تتضمن مسؤوليات هذا الدور تنسيق خدمات إدارة الوثائق والسجلات لكافة جوانب المشروع، بدءاً من مرحلة التأسيس وحتى الإغلاق. ويشمل ذلك توفير خدمات الاستجابة للطلبات الفورية لمدير المشروع، ومديري أوامر التسليم، وقادة المجموعات الوظيفية، والموظفين. يضمن مسؤول الوثائق الأول إدارة وصيانة نظام التحكم في الوثائق وفقاً لإجراءات شركة بارسونز وإجراءات العميل. المسؤوليات: تقديم التوجيه الفني للموظفين ذوي المستويات الأدنى في قسم التحكم في الوثائق. تحديد الأولويات وتوزيع ومراقبة حجم العمل لضمان استيفاء مخرجات المشروع للجدول الزمني المحدد. وضع معايير وأهداف عمل واضحة وموجزة للموظفين. توفير التدريب والتطوير، ومراجعة الأعمال المنتجة، وإكمال تقييمات الأداء، وتقديم المشورة للموظفين، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. حل مشكلات مكتب المساعدة غير الروتينية والاستفسارات المتعلقة بالتحكم في الوثائق (مثل حل مشكلات الوصول). تقديم خدمات الاستجابة للطلبات الفورية لمدير المشروع، ومديري أوامر التسليم، وقادة المجموعات الوظيفية، والموظفين. تتضمن بعض الأمثلة: (1) تقديم تقارير توقعات العمالة لمديري أوامر التسليم بشأن متطلبات دعم التحكم في الوثائق المتوقعة؛ (2) إنشاء/تنسيق مكتبات إلكترونية مخصصة في SharePoint للتعاون وإدارة الوثائق. تحديد وتنسيق موارد التحكم في الوثائق لدعم أعضاء فريق البرنامج، والعمل كحلقة وصل مع نظرائهم من العملاء. إدارة وصيانة حركة مرور صناديق البريد، والوثائق الإلكترونية، وسجلات الواردات، ومكتبة المشروع، وقوائم التوزيع، ومجموعات الأذونات والأمان. توفير دعم احتياطي لموظفي التحكم في الوثائق لمعالجة حركة مرور صناديق البريد الواردة اليومية. صيانة مكتبات SharePoint وموقع التحكم في الوثائق. ويشمل ذلك التنقية اليومية وأرشفة بريد العمليات وحركة مرور مكتب المساعدة من صناديق البريد. إجراء فحوصات الجودة عن طريق أخذ عينات من حركة المرور الواردة التي تمت معالجتها واستفسارات مكتب المساعدة للتأكد من الدقة والالتزام بالإجراءات، إلخ. تقديم إحاطة توجيهية حول التحكم في الوثائق ومواد للموظفين الجدد. توفير التدريب والتوجيه لموظفي التحكم في الوثائق وأعضاء فريق البرنامج حول استخدام أدوات وموارد البرامج. عقد جلسات تدريبية غير رسمية خلال وقت الغداء حول استخدام نماذج وقوالب البرنامج. عقد اجتماعات مراجعة خطة الأهداف مع الموظفين. تحديد مسؤوليات التحكم في الوثائق لبدء أوامر التسليم وإنهائها وإغلاق العقد الرئيسي. أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء. المهارات والمؤهلات المطلوبة: خبرة عملية ذات صلة لا تقل عن 12 عاماً، مع خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال التحكم في الوثائق (أو مزيج معادل من التعليم الرسمي والخبرة العملية). يفضل الحصول على عضوية و/أو شهادة في إدارة محتوى المؤسسات (EMC) و/أو الجمعية الأمريكية لإدارة السجلات (ARMA). معرفة بعمليات التحكم في الوثائق واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة الوثائق، بالإضافة إلى إجراءات الشركة المتعلقة بإدارة الوثائق. القدرة على الأداء بصفة قيادية، ومهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، ومعرفة شاملة بممارسات الصناعة وسياسات وإجراءات الشركة. يجب أيضاً امتلاك معرفة شاملة بمفاهيم قواعد البيانات، والبرامج المتعلقة بالمشروع، والقدرة على تدريب الآخرين على استخدامها. بيان عدم التمييز: تلتزم شركة بارسونز بالمساواة في التوظيف على جميع المستويات الوظيفية بغض النظر عن العرق أو اللون أو الدين أو الجنس (بما في ذلك الحمل) أو الأصل القومي أو العمر أو الإعاقة أو المعلومات الوراثية. فرص النمو: نحن نهتم حقاً برفاهية موظفينا ونوفر فرص نمو لا حدود لها، لذا استهدفوا النجوم! تخيلوا المستقبل وانضموا إلى مسيرة بارسونز – قدموا الآن! تنبيه بشأن الاحتيال في التوظيف: تدرك شركة بارسونز ممارسات الاحتيال في التوظيف. لمعرفة المزيد حول الاحتيال في التوظيف وكيفية الإبلاغ عنه، يرجى الرجوع إلى [https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/](https://www.parsons.com/fraudulent-recruitment/).

Skills: