Receptionist

Company: AppliedAI –

WebSite: Dubai, United Arab Emirates

Job Description:مسمى الوظيفة: موظف/ة استقبال (دوام كامل في الموقع) الموقع: أبوظبي نبذة عن الشركة: تُعد AppliedAI شركة رائدة في مجال تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي، ومقرها الرئيسي في أبوظبي. تلتزم الشركة بالابتكار والتميز في تقديم حلول الذكاء الاصطناعي المتطورة في مختلف القطاعات المنظمة، مثل الرعاية الصحية والتأمين والقطاع الحكومي والخدمات المالية. نظرة عامة على الوظيفة: يقوم موظف/ة الاستقبال بدور حلقة الوصل الأولى والأساسية، والممثل/ة الاحترافي/ة للشركة أمام جميع الزوار والموظفين، مما يساهم بشكل مباشر في سلاسة العمليات المكتبية اليومية. تتضمن مسؤوليات هذه الوظيفة الإدارة الاحترافية لمكتب الاستقبال، وتقديم الدعم الإداري الأساسي والحساس للوقت لكافة أقسام المؤسسة. يتطلب هذا المنصب شخصاً دقيقاً، استباقياً، يتمتع بروح المبادرة العالية للنجاح في بيئة عمل مؤسسية سريعة الوتيرة. المسؤوليات الرئيسية: إدارة مكتب الاستقبال والضيوف: استقبال ومساعدة جميع الزوار والعملاء والموردين بحفاوة، مع ضمان ترك انطباع أولي إيجابي واحترافي. إدارة استقبال ومغادرة الضيوف بسلاسة، بما في ذلك التسجيل الرقمي عبر أنظمة مثل Invoy، وتوفير التوجيهات الواضحة. إدارة الاتصالات: التعامل مع المكالمات الواردة والاستفسارات العامة بسرعة وكفاءة، وتوجيهها إلى الأطراف الداخلية المعنية. بيئة العمل المكتبية: الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة وجذابة، والمساهمة في ضمان المظهر الاحترافي العام للمناطق المشتركة في جميع الأوقات. الدعم الإداري واللوجستي: المساعدة في العمليات المكتبية المتنوعة، مثل إدارة خدمات البريد السريع، والحفاظ على سجل الأصول وملفات المستندات، وتنسيق الخدمات الأساسية مثل خدمات الطعام عند الضرورة. المشتريات والتنسيق مع الموردين: تنسيق شراء اللوازم المكتبية، وإدارة المخزون، والتواصل مع الموردين لضمان التسليم أو الخدمات في الوقت المناسب. دعم الفريق وإعداد الموظفين الجدد: دعم الفرق في المهام الإدارية (إدخال البيانات، والجدولة، وإعداد التقارير الأساسية)، ومساعدة الموظفين الجدد في المتطلبات الرسمية والإدارية (مثل إجراءات الهوية، والتنسيق لإجراء الفحوصات الطبية المطلوبة). مهام ميدانية ومهام مخصصة: دعم التنسيق الداخلي للمهام المخصصة، والمهام الطارئة، والمتطلبات المكتبية العامة، والتي قد تتضمن أعمالاً ميدانية خارجية. المساعدة في المرافق: المساعدة أثناء أنشطة صيانة وتجديد المكتب (مثل خدمة تكييف الهواء، والإصلاحات الطفيفة) عن طريق توجيه الفنيين أو مقدمي الخدمات. (ملاحظة: قد يتطلب ذلك أحياناً العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو بعد ساعات العمل، وسيتم التعويض عن ذلك). السلامة والامتثال: فهم بروتوكولات الصحة والسلامة الأساسية لضمان أمن وسلامة الزوار والموظفين. الخبرة: خبرة تتراوح بين سنة و3 سنوات في وظيفة استقبال أو مكتب أمامي أو دعم إداري. يفضل وجود خبرة في التعامل مع تنسيق المكاتب وإدارة الموردين والمهام الميدانية الخارجية. المهارات: يفضل وجود خبرة سابقة في بيئات العمل المؤسسية سريعة الوتيرة. مهارات قوية في التواصل اللفظي والكتابي. مهارات ممتازة في خدمة العملاء والتعامل مع الضيوف. خبرة في تنسيق الأنشطة المكتبية والاجتماعات والتسليمات. القدرة على الحفاظ على السجلات والمحفوظات والوثائق بدقة. مظهر لائق وجذاب واحترافي. موقف إيجابي مع إحساس قوي بالمسؤولية والملكية. قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات المتنافسة بفعالية. القدرة على التكيف والاستباقية والعمل بشكل مستقل عند الحاجة. المزايا: فرصة للعمل مع شركة رائدة في مجال تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي. بيئة عمل تعاونية ومبتكرة. ثقافة عمل متنامية وريادية وتطلعية. فرص للنمو الوظيفي والتطوير المهني. التعرض لنظام بيئي مزدهر من خلال العمل من مقرنا الرئيسي في أبوظبي. 21 يوماً إجازة سنوية مدفوعة الأجر. تأمين صحي خاص شامل. رعاية تأشيرة للمرشحين الدوليين.

Skills: