Front Desk Receptionist

Company: Enterprise Holding –

WebSite: Sheraton, Cairo, Egypt

Job Description:ملخص الدور: مسؤول/مسؤولة مكتب الاستقبال الإداري يشكل شاغل/شاغلة هذا المنصب نقطة الاتصال الأولى للشركة، ويتطلب ذلك اتباع نهج احترافي واستباقي في إدارة منطقة الاستقبال وتقديم الدعم الإداري لعمليات المكتب اليومية. المسؤوليات والمهام الرئيسية: إدارة بيئة العمل: إجراء فحص يومي لنظافة المكتب والمظهر العام، مع التركيز بشكل خاص على منطقة الاستقبال، وقاعات الاجتماعات، والمساحات المشتركة. الإبلاغ عن الصيانة: العمل كجهة اتصال أولية للإبلاغ عن جميع مشكلات الصيانة التي قد يحتاجها المكتب (على سبيل المثال، المصابيح المعطلة، مشاكل التحكم في المناخ، المعدات المكسورة). إدارة المخزون: إجراء فحص يومي لمخزون اللوازم المكتبية، بما في ذلك الأدوات المكتبية، ومستلزمات الطابعة، ومخزون المطبخ، والإبلاغ عن المستويات المنخفضة لضمان التجديد في الوقت المناسب. إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات: إدارة والتحكم في حجوزات جميع قاعات الاجتماعات، مع ضمان تجنب تعارضات الجدول الزمني. إدارة الاتصالات: التعامل مع جميع المكالمات الداخلية والخارجية باحترافية، وتوجيهها بدقة إلى الموظفين المعنيين، وتدوين الرسائل، وإدارة مقسم الشركة. استقبال الزوار: الترحيب بجميع الزوار بحرارة واحترافية، والتأكد من تسجيل دخولهم بشكل صحيح وتوجيههم أو مرافقتهم إلى وجهتهم. إدارة البريد والتسليم: استقبال وتصنيف وتوزيع البريد والطرود والتسليمات الواردة، وتنسيق خدمات البريد السريع الصادرة. المساعدة في إدارة اللوازم المكتبية: المساعدة في التعامل مع اللوازم المكتبية عن طريق استلام البضائع، وتوقيع إيصالات التسليم، وتوجيه الفواتير إلى قسم أو مدير المشتريات المعني.

Skills: