Document Controller – Supervision (Dubai Infrastructure Projects)

Company: Energy Job Search –

WebSite: Dubai, United Arab Emirates

Job Description:**ملخص الوظيفة:**

يتولى مسؤول/ة التحكم في الوثائق مسؤولية إنشاء أنظمة حفظ رئيسية، بما في ذلك نسخ من جميع إصدارات الرسومات الخاصة بالمشاريع الإشرافية. يضمن/تضمن تنفيذ سياسات وإجراءات ومعايير الأرشفة الخاصة بـ K&A في تسجيل جميع الرسومات الصادرة إلى المقاول.

**المسؤوليات الرئيسية:**

* **مالية:** ضمان إنجاز المسؤوليات بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
* **التركيز على العملاء:** ضمان رضا فرق الإشراف عن أنشطة التحكم في الوثائق المقدمة.
* **إجراءات العمل الداخلية:**
* توفير خدمات التحكم في الوثائق وتنظيم نظام حفظ شامل لجميع المراسلات الواردة والصادرة في المشاريع الإشرافية وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
* الاحتفاظ بسجل لتقديمات المقاول وتسجيل تاريخ الردود على المقاول.
* الاحتفاظ بقائمة بالبنود غير المجابة من المراسلات وتعميم القائمة على فترات منتظمة على مديري المشاريع للرجوع إليها.
* الاحتفاظ بسجل لدليل التشغيل ودليل الموردين ورسومات “كما تم التنفيذ”.
* الاحتفاظ بنسخ من جميع البرامج المقدمة خلال المشروع وحفظ نسخ من رسومات المقاول التي توضح تقدم الأعمال خلال المراحل المختلفة للعقد.
* الاحتفاظ بسجل لجميع رسومات “كما تم التنفيذ” المقدمة من قبل المقاول وتحديث حالة مراجعة/اعتماد رسومات “كما تم التنفيذ”.
* تسجيل استلام تنقيحات الرسومات وتوزيعها على الأشخاص المناسبين.
* التأكد من استخدام أحدث إصدار من وثائق الرسومات.
* مساعدة الأعضاء الآخرين في فريق الإشراف على إعداد وصيانة أنظمة الحفظ بطريقة منظمة.
* ضمان عمل نسخ احتياطية من الملفات بشكل منتظم وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
* **التعلم والنمو:** حضور الدورات التدريبية الدورية لزيادة تطوير المهارات ذات الصلة.

**المؤهلات والمهارات الفنية والكفاءات:**

* دبلوم الدراسة الثانوية.
* معرفة عملية ببرامج Microsoft Word و PowerPoint و Excel.
* مهارات سكرتارية وتنظيمية جيدة.
* القدرة على التواصل بفعالية داخليًا وخارجيًا.
* قدرة جيدة على التخطيط والتنظيم والعرض.
* اهتمام قوي بالتفاصيل.
* إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة؛ اللغة العربية ميزة إضافية.

**الخبرة الكلية المطلوبة لتنفيذ هذا الدور:**

* لا يشترط خبرة سابقة.

**الخبرة المحددة المطلوبة لتنفيذ هذا الدور:**

* لا يشترط خبرة سابقة.

Skills: