Alghanim Industries
Company: Alghanim Industries
Location: Kuwait
Category: Other Business Support Services
Job Description: **وصف وظيفي**
**ملخص الوظيفة:**
الغرض من وظيفة مسؤول/ة أعمال هو تقديم الدعم الإداري للإدارة التنفيذية بالإضافة إلى مهام السكرتارية الأخرى.
**المسؤوليات الوظيفية:**
* إعداد جميع المراسلات الكتابية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الرسائل، والمذكرات، والجداول الزمنية، وجداول الأعمال، وأنظمة التتبع.
* التعامل المستقل مع المراسلات التجارية الخاصة بالقسم (الواردة والصادرة).
* توجيه المكالمات الهاتفية الواردة إلى المستلم/ة المناسب/ة.
* تنظيم وتنظيم وتحديث البيانات ذات الصلة، والحفاظ على نظام حفظ ملفات منظم للقسم.
* ترتيب جميع الفعاليات المتعلقة بالعمليات التجارية، مثل: التدريب، واجتماعات الفريق، إلخ.
* ترتيب حجوزات السفر والفنادق للرحلات المتعلقة بالعمل وللزوار/الزائرات إلى القسم، بالإضافة إلى تجهيز معاملات التأشيرات.
* المسؤولية عن إعداد أنشطة استقبال الموظفين/الموظفات الجدد.
* التنسيق مع قسم شؤون الموظفين، وخاصة فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بالإقامة، والحفاظ على نظام تتبع مناسب.
* ترتيب المهام والمشاريع والموظفين/الموظفات في مختلف المواقع في الكويت (المستودعات، والمكاتب، والموردين/الموردات، والشركاء/الشريكات التجاريين/التجاريات والمرافق الأخرى).
* المسؤولية عن متطلبات القرطاسية الخاصة بالقسم.
* دعم الموظفين/الموظفات في تقديم الطلبات المختلفة من خلال نظام Talent Hub (شهادة راتب، طلب إجازة، تغيير معلومات الحساب البنكي، طلب جواز سفر، استقالة، إنهاء دعم، مطالبة مصاريف، إلخ).
* المسؤولية عن تجميع لائحة الشحنات الصادرة من مجموعة المبيعات ومشاركتها مع المستودع لإعداد التسليمات في يوم العمل التالي.
* دعم القسم في جميع المهام الإدارية عند الحاجة.
**متطلبات المرشح/المرشحة:**
* درجة البكالوريوس/الدبلوم في تنظيم الأعمال.
* خبرة عملية لا تقل عن سنة إلى سنتين في دور إداري مماثل.
* إجادة مهارات التواصل باللغة الإنجليزية شرط أساسي.
* معرفة جيدة بمنطقة الكويت.
* مهارات التخطيط والتنظيم.
* معرفة ومهارات جيدة في استخدام الحاسوب (Outlook – Microsoft Word – Excel – PowerPoint – الإنترنت).
* يجب أن يكون/تكون المرشح/ة ذا/ت دوافع ذاتية، ولديه/لديها الحافز، والمبادرة، والقدرة على العمل بشكل مستقل وتحت ضغط المواعيد النهائية.
* يجب أن يكون/تكون المرشح/ة قادراً/قادرة على القيام بمهام متعددة، والتعامل مع العملاء/العميلات المتطلبين/المتطلبات (داخلياً وخارجياً)، والتواصل مع مختلف الأفراد عبر مختلف الأقسام والوظائف، وأن يكون/تكون قادراً/قادرة على العمل بشكل منهجي ودقيق وبمهارات قوية في تنظيم الوقت.
**المؤهلات التعليمية:**
* درجة البكالوريوس في تنظيم الأعمال.
* دبلوم في تنظيم الأعمال.