Admin Coordinator

Company: Bloom Holding –

WebSite: Dubai, United Arab Emirates

Job Description:منسق إداري – قسم التصميم الغرض من الوظيفة: تولي مسؤولية جميع المهام الإدارية وضبط الوثائق الخاصة بقسم التصميم، وذلك خلال جميع مراحل التصميم المعماري والتصميم الداخلي. يشمل ذلك تنفيذ المهام الإدارية، والحفاظ على تنظيم وتحديث الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق عند الحاجة، وتنسيق الموارد الداخلية والخارجية لتسريع سير العمل، وتقديم الدعم الإداري لكبار المسؤولين. المسؤوليات: إنجاز جميع المهام الإدارية بفعالية، بما في ذلك إعداد المراسلات مثل المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير والتقارير وجداول أعمال السفر، بالإضافة إلى القيام بمسك الدفاتر. التعامل مع مهام المكتب مثل إعداد التقارير وإصدار أوامر الشراء ومتابعة المدفوعات للموردين والإعداد للاجتماعات وإعادة طلب اللوازم. التنسيق مع فريق التصميم ودعمه في جميع متطلبات التوثيق، بما في ذلك طباعة وتوزيع المستندات حسب الحاجة. إنشاء وصيانة/مراقبة أنظمة التوثيق من خلال الإدخال المباشر. يتضمن ذلك إنشاء نظام مخصص لجميع المستندات المتعلقة بالتصميم في الحالات التي لا يوجد فيها نظام قائم. فرز وتخزين واسترجاع المستندات الإلكترونية والورقية نيابة عن الشركة والمتخصصين في هذا المجال. العمل كعين وأذن للمكتب، وتوفير المعلومات وتنسيق الطلبات ومساعدة الفريق وصيانة قاعدة بيانات جهات الاتصال وقائمة الموظفين والمخزونات. حفظ المستندات في السجلات المادية والرقمية وضمان التخزين المناسب. إنشاء قوالب للمستندات وأنواع الملفات وقواعد بيانات المستندات. حفظ وأرشفة الوثائق ذات الصلة، بما في ذلك تنظيف النسخ المكررة والأخطاء. المؤهلات والخبرة: درجة البكالوريوس (تعتبر شهادة إدارة المشاريع ميزة إضافية). إثبات القدرة على إنشاء نظام توثيق مستقل (غير قائم على البرامج). معرفة بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS). خبرة في دولة الإمارات العربية المتحدة في دور مماثل مع مطور عقاري أمر ضروري. إجادة مهارات الطباعة والتحرير، وبرامج Microsoft Excel و Word، و PowerPoint (معرفة أساسية ببرنامج AutoCAD ميزة إضافية).

Skills: