اكسبشن
Company: اكسبشن
Location: السادس من اكتوبر، الجيزة
Category: اعمال ادارية
Job Description: فيما يلي وصف تفصيلي لواجبات ومسؤوليات ومهارات مراقب المستندات:
**الواجبات والمسؤوليات:**
1. استقبال وتصنيف الوثائق الواردة من مختلف الإدارات وفقًا للإجراءات المعتمدة.
2. أرشفة الوثائق وحفظها في نظام الأرشيف المحدد.
3. حفظ النسخ الأصلية من الوثائق في الأماكن المخصصة.
4. إدخال البيانات في النظام الحاسوبي واستخراج التقارير الدورية.
5. المساهمة في تحليل وتطوير نظام الأرشيف.
6. تنفيذ المهام الأخرى الموكلة والمشاركة الفعالة في الأعمال الإضافية.
7. استلام وتسجيل المستندات الواردة من مصادر متنوعة (ورقية ورقمية) في نظام إدارة المستندات، وتوزيعها على الأطراف المعنية داخل المؤسسة أو خارجها.
8. تصنيف المستندات بناءً على النوع والموضوع والتاريخ، وتخزينها في نظام مركزي يسهل الوصول إليه.
9. تتبع حركة المستندات وتحديث سجلات التتبع لضمان تحديد موقع كل مستند في أي وقت.
10. وضع وتنفيذ إجراءات واضحة للتحكم في المستندات، بما في ذلك التسمية والإصدار والمراجعة والاعتماد والأرشفة.
11. التأكد من امتثال جميع المستندات للإجراءات المعتمدة والمتطلبات القانونية والتنظيمية.
12. إجراء عمليات تدقيق دورية لأنظمة التحكم في المستندات لضمان دقتها وفعاليتها.
13. إدارة صلاحيات الوصول إلى المستندات، وتحديد مستويات الوصول، والحفاظ على سريتها.
14. التواصل مع فرق المشروع والمهندسين والمقاولين وأصحاب المصلحة لحل المشكلات المتعلقة بالمستندات.
15. تطوير قوالب موحدة للمستندات الشائعة لضمان الاتساق والاحترافية.
16. توفير التوجيه والتدريب للموظفين على إجراءات التحكم في المستندات.
**المهارات المطلوبة:**
* مهارات تنظيمية ممتازة ودقة متناهية.
* إتقان استخدام برامج إدارة المستندات وأنظمة الكمبيوتر.
* مهارات تواصل كتابية وشفوية متميزة.
* القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة.
* القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
* معرفة جيدة بإجراءات التحكم في المستندات.
* القدرة على تحليل المشكلات واقتراح الحلول المناسبة.
**المؤهلات:**
* خبرة لا تقل عن سنتين إلى ثلاث سنوات.
* مؤهل جامعي.
* خبرة في مجال الأعمال الإدارية.