Company: اكسبشن
Location: السادس من اكتوبر، الجيزة
Category: اعمال ادارية
Job Description: **الوصف الوظيفي: مراقب مستندات**
تتضمن مسؤوليات مراقب المستندات ما يلي:
1. **استلام وتوزيع المستندات:** استلام المستندات الواردة من مختلف الإدارات والمصادر (ورقية ورقمية) وتسجيلها في نظام التحكم في المستندات، ثم توزيعها على الأطراف المعنية داخل المؤسسة أو خارجها.
2. **تصنيف وتخزين المستندات:** تصنيف المستندات وفقًا لنوعها وموضوعها وتاريخها، وتخزينها في نظام مركزي يسهل الوصول إليها، بما يتوافق مع الأصول والإجراءات المعتمدة.
3. **تتبع المستندات:** متابعة حركة المستندات وتحديث سجلات التتبع لضمان معرفة مكان وجود كل مستند في أي وقت.
4. **إنشاء وتنفيذ إجراءات التحكم في المستندات:** وضع وتنفيذ إجراءات واضحة للتحكم في المستندات، بما في ذلك تسمية المستندات وإصدارها ومراجعتها واعتمادها وأرشفتها.
5. **ضمان الامتثال:** التأكد من أن جميع المستندات تتبع الإجراءات المعتمدة وتتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
6. **إجراء عمليات التدقيق:** إجراء عمليات تدقيق دورية لأنظمة التحكم في المستندات للتأكد من دقتها وفعاليتها.
7. **إدارة الوصول إلى المستندات:** تحديد صلاحيات الوصول إلى المستندات وتحديد مستوى الوصول لكل شخص وضمان الحفاظ على سريتها.
8. **التواصل مع الأطراف المعنية:** التواصل مع فرق المشروع والمهندسين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين لحل أي مشاكل تتعلق بالمستندات.
9. **تطوير قوالب المستندات:** تطوير قوالب موحدة للمستندات الشائعة لضمان الاتساق والاحترافية في جميع المستندات.
10. **التدريب:** تقديم التوجيه والتدريب للموظفين على إجراءات التحكم في المستندات.
11. **إدخال البيانات:** إدخال البيانات ذات الصلة بالمستندات في النظام واستخراج التقارير المطلوبة.
12. **تحليل وتطوير النظام:** المساعدة في تحليل وتطوير النظام الخاص بالأرشيف.
13. **مهام إضافية:** القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها والمشاركة بفاعلية في أي عمل إضافي يطلب منه.
**المهارات المطلوبة:**
* مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل.
* إتقان استخدام برامج إدارة المستندات وأنظمة الحاسوب.
* مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
* القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة.
* القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
* معرفة جيدة بإجراءات التحكم في المستندات.
* القدرة على تحليل المشكلات واقتراح الحلول.
* خبرة تتراوح بين سنتين إلى ثلاث سنوات.
* مؤهل عالي في مجال ذي صلة.