بتر مكس
Company: بتر مكس
Location: التجمع الخامس، القاهرة
Category: اعمال ادارية
Job Description:
تتضمن المسؤوليات والمهام ما يلي:
1. **تنظيم وحفظ الوثائق:**
* **لوحات ورسومات التصميمات:**
* حفظ اللوحات والرسومات بشكل منظم يضمن سلامتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
* تنسيق وترتيب مكان الحفظ مع ضمان وضوح ترتيب اللوحات الخاصة بكل مشروع.
* تجميع وتحضير كافة الأوراق المطلوبة للإرسال داخليًا أو إلى أطراف خارجية.
* **الوثائق والمستندات والمراسلات:**
* مسح وحفظ جميع الوثائق والمستندات بنسخ ورقية ورقمية، وفقًا للمشروعات وتواريخ الاستلام والتسليم.
* كتابة الخطابات والتفويضات والتقارير المرفقة بالملفات الصادرة من الإدارة.
* متابعة جميع المراسلات الصادرة والواردة للإدارة ونسخها وحفظها ورقيًا وإلكترونيًا لضمان إمكانية الرجوع إليها عند الطلب.
* حفظ كل مستند أو وثيقة ورقيًا وإلكترونيًا وفقًا لمواعيد إرسالها أو استلامها.
* تلبية طلبات استرجاع المستندات والوثائق والتأكد من إعادتها للحفظ مرة أخرى لضمان عدم فقد أو تلف أي مستند.
* عمل سجل (Log) لجميع المستندات والوثائق واللوحات لمتابعة حركة المستندات داخل وخارج الإدارة والتأكد من تحديثها باستمرار.
2. **المساعدة والمتابعة لتجهيز أوراق ومستندات استخراج التراخيص وتصاريح العمل:**
* إعداد جدول بجميع الأوراق والمستندات واللوحات المطلوبة للتراخيص (معماري – إنشائي – MEP).
* متابعة الأطراف المعنية لتجهيز والحصول على هذه المستندات مع الامضاءات والاختام المطلوبة للاعتماد.
* تجهيز ملف كامل بالمطلوب وتسليمه لمدير إدارة التصميم لبدء إجراءات استخراج التصاريح.
* حفظ وفصل مستندات وأوراق ولوحات كل مرحلة لكل مشروع بشكل مستقل.
3. **متابعة العمل للتأكد من التسليم في المواعيد المطلوبة:**
* متابعة العمل مع كل فرد في الفريق وتذكيره بالمهام الموكلة إليه والتأكد من إنجازها وتسليمها وفقًا للجداول والخطط المستلمة من (الرئيس التنفيذي، مدير التصميم، مدير التحكم بالمشروع).
* استلام رسائل البريد الإلكتروني للإدارة والتأكد من الرد عليها وضمان أخذها في الاعتبار عند توزيع العمل.
* المتابعة المستمرة لإنجاز المهام قبل موعد التسليم.
4. **كتابة إجراءات العمل فيما يخص:**
* تجهيز الأوراق والمستندات اللازمة وشروط كل مستند والاعتمادات المطلوبة لضمان وضوح العملية وسهولة تتبع الحصول عليها.
* طريقة حفظ المستندات واللوحات وأماكن الاحتفاظ بها بشكل واضح.
– 3-5 سنوات خبرة
– مؤهل عالي
– اعمال ادارية