مدير مكتب

Company: ALGHANEM LAW FIRM

Location: القاهرة الجديدة، المعادى، مدينة نصر، القاهرة

Category: اعمال ادارية

Job Description: **الوصف الوظيفي:**

تتضمن المسؤوليات والمهام الرئيسية ما يلي:

* **الإدارة المكتبية الشاملة:** الإشراف العام على العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك ضمان الالتزام بالإجراءات والسياسات الإدارية المعتمدة، وتنظيم بيئة العمل وتوفير الاحتياجات التشغيلية لفريق العمل.
* **إدارة قواعد البيانات والأنظمة:** متابعة برامج قواعد البيانات والبريد الإلكتروني، وإدارة أنظمة الإيداع عبر الإنترنت والسجلات المختلفة، بالإضافة إلى تطوير وتنفيذ أنظمة إدارية جديدة.
* **الميزانية والنفقات:** تسجيل نفقات المكتب وإدارة الميزانية، ومتابعة النفقات التشغيلية ومراجعتها ورفع تقارير مالية للإدارة، والتنسيق مع قسم المحاسبة لضبط المصاريف والإيرادات.
* **تخطيط وتنظيم المكاتب:** تنظيم تخطيط المكاتب والحفاظ على اللوازم والمعدات، والحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة.
* **إدارة الاجتماعات:** تنظيم الاجتماعات مع الموظفين وكتابة جدول الأعمال.
* **إدارة الموارد البشرية:** الإشراف على توظيف موظفين جدد، وتقديم التدريب والتوجيه، وضمان مستويات كافية من الموظفين، وتنفيذ تقييمات الأداء وإدارة الانضباط، وتفويض العمل وإدارة أعباء العمل.
* **الالتزام بالسياسات:** تنفيذ وتعزيز سياسة المساواة والتنوع، ومراجعة وتحديث سياسات الصحة والسلامة والتأكد من الالتزام بها.
* **التقارير والعروض التقديمية:** كتابة التقارير للإدارة العليا وتقديم العروض التقديمية.
* **خدمة العملاء:** الرد على استفسارات العملاء والشكاوى بشكل مباشر، والإشراف على استقبال العملاء والزوار وتنسيق المواعيد.
* **التنسيق مع المكتب الرئيسي:** رفع تقارير دورية شاملة، وتنفيذ التعليمات والتوجيهات، والتنسيق في الجداول والملفات والمشاريع المشتركة.
* **إدارة الفريق الإداري:** تنظيم جداول العمل، والإشراف على الحضور والانصراف، وإدارة فرق السكرتارية والاستقبال والدعم الإداري وخدمة العملاء، والمساهمة في عمليات التوظيف والتدريب الإداري.
* **المتابعة التشغيلية:** متابعة التقارير اليومية والأسبوعية، وإعداد تقارير دورية للإدارة تشمل الأداء الإداري، والإنتاجية، والاحتياجات التشغيلية.
* **الدعم اللوجستي والتقني:** الإشراف على التجهيزات المكتبية والصيانة الدورية، والتأكد من جاهزية الأدوات والأنظمة التقنية، وضمان سلامة وربط أنظمة العمل الإلكترونية.
* **الواجهة الإدارية:** التأكد من تقديم تجربة مهنية عالية الجودة للعملاء.
* **الخبرة:** 5-15 سنوات
* **المؤهل:** مؤهل عالي
* **المجال:** اعمال ادارية