إكرال لتأجير السيارات
Company: إكرال لتأجير السيارات
Location: مدينة نصر، القاهرة
Category: اعمال ادارية
Job Description: **الوصف الوظيفي:**
تتضمن مسؤوليات الوظيفة ما يلي:
* التعامل مع الاتصالات الهاتفية والرسائل الواردة وتوجيهها إلى الجهة المعنية.
* استقبال الزوار والعملاء وتسجيل بياناتهم وإعلام الأطراف المعنية بحضورهم.
* تقديم الدعم اللازم للعملاء والرد على استفساراتهم بكفاءة.
* الإشراف على مهام موظفي الخدمات والتأكد من أدائهم لواجباتهم على أكمل وجه.
* استلام وتوزيع بريد الشركة والفواتير وأرشفتها بشكل منظم.
* إدارة سجل مفاتيح الشركة وتحديد المسؤول عن كل مجموعة مفاتيح.
* إعداد أوامر الشراء الخاصة بمستلزمات الشركة المختلفة (أدوات مكتبية، أدوات البوفيه، مواد التنظيف، الورق، المطبوعات، إلخ).
* إجراء جرد دوري للمخزون من الأدوات المكتبية وأدوات البوفيه.
* متابعة مخزون المطبوعات بالتنسيق مع الأقسام المختلفة وتسجيلها في نظام المطبوعات، ومتابعة احتياجات كل قسم من المطبوعات قبل نفادها بوقت كافٍ.
* الاحتفاظ بسجل كامل ببيانات الموردين المتعامل معهم في مختلف المجالات (المشتريات، المطبوعات، آلات التصوير، شركات المياه والصيانة، الإنترنت، إلخ).
* التواصل والإشراف على الشركات أو الأفراد المسؤولين عن صيانة الأجهزة وتقديم الخدمات المختلفة للشركة.
* إعداد حصر تفصيلي بالمصروفات الشهرية للشركة.
* حصر ومتابعة مواعيد استحقاق الفواتير الخاصة بالشركة، وإجراء مسح ضوئي لها وتسليمها إلى قسم الحسابات.
* التواصل مع شركات الاتصالات واعتماد الفواتير الشهرية بعد مراجعتها.
* حصر وتتبع وإصدار خطوط الهاتف الخاصة بالشركة، وتحديد الباقة لكل خط وموقع استخدامه (سواء مع موظف أو في جهاز تتبع GPS).
* تقديم الدعم الكتابي أو التصويري للإدارات الأخرى عند الحاجة.
* المساعدة في إجراء مقابلات العمل بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية (نماذج التقديم، اختبارات الحاسوب).
* تنفيذ المهام السكرتارية الموجهة من مديرة المكتب.
* المتابعة اليومية لنظافة الشركة وفقًا لتعليمات النظافة المعتمدة، وتعبئة نموذج متابعة النظافة اليومي، ورفع تقرير شهري في اليوم الخامس والعشرين من كل شهر إلى مديرة المكتب لتوقيع أي خصومات أو جزاءات أو مكافآت، إن وجدت.
* المتابعة اليومية لنموذج استهلاك المشروبات في البوفيه، ورفع تقرير شهري في اليوم الثلاثين من كل شهر إلى مديرة المكتب.
* تلقي طلبات النواقص في البوفيه أو مواد التنظيف، وإعداد طلب شراء لاعتماده من مديرة المكتب.
* تلقي طلبات الاستئذان أو الإجازات من موظفي البوفيه وعرضها على مديرة المكتب للموافقة عليها وفقًا لاحتياجات العمل وتوافر البديل.
* ضمان التزام موظفي البوفيه بعدم التواجد في منطقة الاستقبال إلا لتقديم المشروبات وعدم التحدث بصوت مرتفع.
* ضمان التزام موظفي البوفيه بعدم مغادرة الشركة إلا بإذن ولتلبية احتياجات الشركة وبالتناوب.
**الشروط:**
* مؤهل جامعي.
* خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في وظيفة مماثلة.
* إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
* مظهر حسن وأسلوب لبق في التعامل مع العملاء والموظفين والمسؤولين.
* يفضل أن يكون المتقدم من سكان مدينة نصر أو المناطق المجاورة.