Rua Al Madinah Holding | رؤى المدينة القابضة -
Company: Rua Al Madinah Holding | رؤى المدينة القابضة –
WebSite: Riyadh, Saudi Arabia
Job Description:**خلاصة الوظيفة:**
مطلوب مساعد تنفيذي متمرس للإشراف على الأنشطة داخل مكتب رئيس العمليات، وضمان التخطيط السليم والتنسيق والمتابعة عبر قطاع العمليات. تدعم هذه الوظيفة عمليات المستوى التنفيذي من خلال المسؤوليات التالية:
**المسؤوليات:**
* إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي للعمليات، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وبرامج السفر.
* تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز تذاكر الطيران والفنادق والنقل البري.
* إعداد مواد الإحاطة وجداول الأعمال للاجتماعات والمؤتمرات والعروض التقديمية.
* إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والرسائل الواردة والصادرة، وتصفية المعلومات وترتيب أولوياتها للمدير التنفيذي.
* صياغة وتدقيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية حسب التوجيهات.
* التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والرد على الاستفسارات وتقديم معلومات دقيقة.
* الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية لضمان الوصول الفعال إلى المستندات واسترجاعها.
* تتبع المواعيد النهائية ومتابعة المهام والنتائج المعلقة.
* تنظيم وتجهيز قاعات الاجتماعات والمواد اللازمة للاجتماعات التنفيذية.
* تدوين محاضر دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات.
* تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع الداخلية والخارجية التي يقودها المدير التنفيذي.
* الحفاظ على سرية تامة فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة والمسائل المالية.
* ممارسة التقدير والحكم المهني في جميع التفاعلات والقرارات.
* إدارة المصروفات النثرية والميزانية الإدارية لقسم العمليات.
* تنسيق احتياجات اللوازم والمعدات المكتبية.
* المساعدة في المشاريع الخاصة والمبادرات الاستراتيجية حسب التكليف.
**المؤهلات:**
* درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
* خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الدعم التنفيذي أو إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات.
* مهارات متقدمة في المتابعة والتتبع، مع اهتمام قوي بالتفاصيل وإدارة المواعيد النهائية.
* إجادة متوسطة في تخطيط الأعمال وتخطيط وتنفيذ الاتصالات وتنسيق المشاريع.
* قدرات تنظيمية وإدارة مهام متعددة قوية لإدارة الجداول الزمنية والأولويات المعقدة.
* مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي للمراسلات المهنية والتواصل مع أصحاب المصلحة.
* مستوى عالٍ من التقدير والكفاءة المهنية والسرية في التعامل مع المسائل الحساسة.
Skills: