bayt.com
Job Description
*الإشراف على جميع أعمال السكرتارية والأرشيف في مكتب رئيس مجلس الإدارة بالتنسيق والتعاون مع العاملين في المكتب.
* إعداد برنامج العمل اليومي لرئيس مجلس الإدارة، والإشراف على سير الاتصالات واللقاءات وتسجيل القرارات التي تصدر عنه، وتعميم ما يلزم تعميمه منها. استقبال الاتصالات الواردة وتنفيذ الاتصالات الصادرة من وإلى رئيس مجلس الإدارة، وتسجيل وحفظ ما يلزم منها، وتحويل الاتصالات التي لا تخص الرئيس التنفيذي إلى الجهات المعنية والتأكد من الاهتمام بها.
*استقبال الزائرين لرئيس مجلس الإدارة وترتيب مواعيد لقاءهم حسب موضوع الزيارة وضمن برنامج العمل اليومي، وتوجيههم التوجيه المناسب.
*حفظ ملفات رئيس مجلس الإدارة ذات الطابع السري في مكان مناسب. التحضير للاجتماعات مع رئيس مجلس الإدارة، وحضور الجلسات إذا طلب منه ذلك، لتقديم المواضيع وتسجيل القرارات وإصدارها أو تعميمها حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.
*إجراء المتابعات اللازمة للمواضيع المكلف بها من رئيس مجلس الإدارة سواءً مع الجهات الداخلية أو الخارجية ورفع التقارير اللازمة بذلك.
*استلام وفتح وقراءة وتصنيف المراسلات الواردة إلى رئيس مجلس الإدارة، وتقديمها له مع ملاحظاته إذا لزم، وتقديمها لمطالعته وأخذ التعليمات بخصوص الرد عليها والتصرف بها، وبما يشمل تحويل وتوجيه أصحاب المراسلات إلى الجهة ذات الاختصاص.
*وضع نص الخطابات والردود الصادرة عن رئيس مجلس الإدارة، والإشراف على الطباعة والتصوير والإرسال (بالبريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الفاكس أو غيرها).
القيام بأية اتصالات أو لقاءات بالنيابة عن رئيس مجلس الإدارة وبموجب تعليماته، تمهيداً لاجتماع موسع أو إنهاءً لاجتماعات سابقة أو لتبليغ قرارات أو تعليمات.
* التعامل مع الاتصالات الداخلية أيضاً بلباقةٍ وجدية، وتوجيه طالبي الاتصال برئيس مجلس الإدارة لاتباع الأنظمة والإجراءات. الإشراف على تنظيم وحفظ الملفات ونسخ القرارات والمخاطبات والعقود والاتفاقيات الصادرة من رئيس مجلس الإدارة بما يسهل استرجاعها.
*عمل الحجوزات اللازمة لرئيس مجلس الإدارة من فنادق وطيران ومواصلات وغيرها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في الشركة.
* إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط المكتب وإنجازاته واقتراح سبل التطوير ورفعها لرئيس مجلس الإدارة.
* العمل على توفير التجهيزات اللازمة لمكتب رئيس مجلس الإدارة.
*القيام بأية أعمال يكلف بها من رئيس مجلس الإدارة وتتعلق بطبيعة عمله.
Skills
*الإشراف على جميع أعمال السكرتارية والأرشيف في مكتب رئيس مجلس الإدارة بالتنسيق والتعاون مع العاملين في المكتب.
* إعداد برنامج العمل اليومي لرئيس مجلس الإدارة، والإشراف على سير الاتصالات واللقاءات وتسجيل القرارات التي تصدر عنه، وتعميم ما يلزم تعميمه منها. استقبال الاتصالات الواردة وتنفيذ الاتصالات الصادرة من وإلى رئيس مجلس الإدارة، وتسجيل وحفظ ما يلزم منها، وتحويل الاتصالات التي لا تخص الرئيس التنفيذي إلى الجهات المعنية والتأكد من الاهتمام بها.
*استقبال الزائرين لرئيس مجلس الإدارة وترتيب مواعيد لقاءهم حسب موضوع الزيارة وضمن برنامج العمل اليومي، وتوجيههم التوجيه المناسب.
*حفظ ملفات رئيس مجلس الإدارة ذات الطابع السري في مكان مناسب. التحضير للاجتماعات مع رئيس مجلس الإدارة، وحضور الجلسات إذا طلب منه ذلك، لتقديم المواضيع وتسجيل القرارات وإصدارها أو تعميمها حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.
*إجراء المتابعات اللازمة للمواضيع المكلف بها من رئيس مجلس الإدارة سواءً مع الجهات الداخلية أو الخارجية ورفع التقارير اللازمة بذلك.
*استلام وفتح وقراءة وتصنيف المراسلات الواردة إلى رئيس مجلس الإدارة، وتقديمها له مع ملاحظاته إذا لزم، وتقديمها لمطالعته وأخذ التعليمات بخصوص الرد عليها والتصرف بها، وبما يشمل تحويل وتوجيه أصحاب المراسلات إلى الجهة ذات الاختصاص.
*وضع نص الخطابات والردود الصادرة عن رئيس مجلس الإدارة، والإشراف على الطباعة والتصوير والإرسال (بالبريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الفاكس أو غيرها).
القيام بأية اتصالات أو لقاءات بالنيابة عن رئيس مجلس الإدارة وبموجب تعليماته، تمهيداً لاجتماع موسع أو إنهاءً لاجتماعات سابقة أو لتبليغ قرارات أو تعليمات.
* التعامل مع الاتصالات الداخلية أيضاً بلباقةٍ وجدية، وتوجيه طالبي الاتصال برئيس مجلس الإدارة لاتباع الأنظمة والإجراءات. الإشراف على تنظيم وحفظ الملفات ونسخ القرارات والمخاطبات والعقود والاتفاقيات الصادرة من رئيس مجلس الإدارة بما يسهل استرجاعها.
*عمل الحجوزات اللازمة لرئيس مجلس الإدارة من فنادق وطيران ومواصلات وغيرها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في الشركة.
* إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط المكتب وإنجازاته واقتراح سبل التطوير ورفعها لرئيس مجلس الإدارة.
* العمل على توفير التجهيزات اللازمة لمكتب رئيس مجلس الإدارة.
*القيام بأية أعمال يكلف بها من رئيس مجلس الإدارة وتتعلق بطبيعة عمله.