موظفة استقبال

الهدف والغرض من الوظيفة:

القيام باستقبال الزوار والترحيب بهم ومساعدتهم في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم، وكذلك تنظيم المكالمات الصادرة والواردة من وإلى المؤسسة

الرئيس المباشر:

المدير الإداري

المهام والمسئوليات:

– استقبال الزوار والترحيب بهم بما يليق بالمظهر العام للمؤسسة

– مساعدة الزوار في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم

– تنظيم المكالمات الصادرة والواردة من وإلى المؤسسة

نطاق المسئولية والإشراف:

تنحصر مسئولية موظف الاستقبال في تنفيذ وأداء المهام الموكلة إليه

السلطات والصلاحيات:

السلطات والصلاحيات الممنوحة لموظف الاستقبال محصورة في كيفية أدائه لوظائفه بالشكل المناسب

الخــبرات:

موظف الاستقبال يفضل أن يكون لديه خبرة سنه

اللـغــات:

– اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً وكتابة

– اللغة الإنجليزية

جيد على الأقل تحدثاً وكتابة

المهــارات:

موظف الاستقبال يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- حفظ واستدعاء المستندات والوثائق

2- التعامل مع أجهزة الطباعة وتصوير المستندات والفاكسات ومفارم الورق وماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

3- مهارات الاتصال الفعال وتوصيل المعلومات للمتخصصين ولغير المتخصصين

4- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى موظف الاستقبال بالسمات التالية:

1- الانضباط في المواعيد

2- التركيز والمنطقية في التفكير

3- معدل ذكاء طبيعي

4- هادئ الطباع وغير انفعالي

5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبي

6- اللباقة في الحديث وبشاشة الوجه

7- حسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز

8- حسن المظهر

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين في وظيفة موظف الاستقبال عن 21 سنة ولا يزيد عن 35 سنة

معايير التقييم:

1- تقارير الحضور والغياب والالتزام من خلال إدارة الموارد البشرية

2- التقارير الأسبوعية التي يرفعها موظف الاستقبال لرئيسه المباشر (المدير الإداري)

3- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإداري)