bayt.com
Job Description
1. إدارة وتوجيه دائرة الخدمات المؤسسية بما يتماشى مع أهداف الجمعية المنبثقة عن الخطة الاستراتيجية للجمعية، وتقديم المشورة الفنية والبيانات والتقارير الدورية إلى المدير التنفيذي.
2. الإشراف على إدارة وتنمية الموارد البشرية متضمنةً:
مراجعة خطط الموارد البشرية وتحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والتخطيط للتعاقب الوظيفي والمسارات الوظيفية.
التأكد من تطبيق إجراءات التعيين لاستقطاب الكفاءات المؤهلة اللازمة.
التأكد من تنفيذ التعليمات والقرارات المتعلقة بإجراءات وخدمات الموارد البشرية (الاجازات، الدوام الرسمي، التأمين الصحي، التظلم، علاقات الموظفين، الاجراءات التأديبية، الترقيات، الامتيازات و غيرها).
مراجعة الاحتياجات التدريبية والتطويرية لموظفي الجمعية والخطط التدريبية السنوية والتأكد من تنفيذها وتقييم أثرها و التأكد من تطبيق برنامج تقييم أداء الموظفين وتحليل نتائجها.
الإشراف على تطوير وتنفيذ السياسات والاجراءات المتعلقة بالرواتب والامتيازات والحوافز.
3. الإشراف على إدارة الشؤون المالية و الإدارية متضمنةً:
إعداد الموازنة التقديرية للجمعية بالتعاون مع كافة المعنيين ورفعها للمدير التنفيذي.
الإشراف على إعداد كافة المستندات المالية ومستندات الصرف الأصولية والتأكد من صحة الاجراءات.
الإشراف على مسك وتنظيم السجلات المالية والمحاسبية و مراجعة التقارير الشهرية والقوائم المالية المقدمة ورفعها للمدير التنفيذي وفقاً للإجراء المعتمد.
الإشراف على صرف الرواتب والمساهمات بكافة فئاتهم و مراجعة الحسابات الختامية وتدقيقها.
إدارة ملف المشتريات للدائرة والتأكد من اتباع سياسة المشتريات ونماذجها حسب الآلية المعتمدة.
التأكد من تأمين احتياجات الجمعية من اللوازم والمعدات والأجهزة.
4. الإشراف على إدارة ملفات التحول الرقمي بما يضمن دعم الجمعية على تحقيق أهدافها الاستراتيجية، مشتملاً على ما يلي:
اعتماد إستراتيجية التحول الرقمي وإدارة تكنولوجيا المعلومات ورفعها للموافقة ومتابعة تنفيذها.
التأكد من توفير البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والبرامج والحلول والأنظمة الإلكترونية مثلERP, HRMS, Desktop and Office Productivity software ومتابعة تحديثها وتطويرها و التأكد من حسن إدارة Web Portal الخاص بالجمعية.
الاشراف على بناء منظومة رقمية ذكية متكاملة وشاملة والتأكد من تأمين البنية التكنولوجية المتطورة لمختلف أعمال الجمعية.
التأكد من تقديم الدعم الفني لموظفي الجمعية فيما يتعلق بالبرامج والأجهزة.
تطوير سياســيات وإجــراءات ومعايير أمن تقنية المعلومات
5. التأكد من ضمان تقديم كافة الخدمات الإدارية المساندة للجمعية متضمناً حفظ الأمن والمحافظة على نظافة مكاتب الجمعية والخدمات القانونية و الدعم الفني.
6. القيام بأية مهام أخرى ذات صلة يتم التكليف بها من قبل المدير التنفيذي ضمن اختصاص عمل
7. التأكد من التحضير وإدارة الاجتماعات والنشاطات الداخلية والخارجية الخاصة بأعمال الخدمات المؤسسية.
8. المشاركة في الفعاليات والمؤتمرات المنظمة من الجمعية.
9. توثيق كافة العمليات والإجراءات الخاصة بعمله وادارة المعلومات وهيكلة التقارير وأرشفتها بما يضمن التوثيق الآمن.
10. اعداد التقارير الدورية ورفعها بحسب اجراءات العمل المعيارية المعتم
Skills
ضمان إدارة الشؤون المالية والمحاسبية وإدارة وتنمية الموارد البشرية في الجمعية، وضمان توفير البنية التحتية لتقنية المعلومات والتحول الرقمي والبرامج والحلول والأنظمة الإلكترونية ومتابعة تحديثها وتطويرها لتقديم خدمات جديدة، وتأمين اللوازم والتجهيزات، وتقديم كافة الخدمات الإدارية المساندة بكفاءة وفاعلية